Утверждено

Приказом председателя Левокумского районного суда

от 07 июня 2023 года № 8

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе в Левокумском районном суде

 

 

          Настоящее положение является руководящим нормативным документом, регламентирующим работу общего отдела в Левокумском районном суде Ставропольского края.

 

1.    Общие положения

 

1.1.        Общий отдел (далее - отдел) является структурным подразделением Левокумского районного суда (далее – суд), осуществляющим работы по документационному обеспечению деятельности суда, определенные настоящим Положением.

1.2.        В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным конституционным законом от  31.12.1996 г. №1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента и Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями председателя Верховного Суда Российской Федерации, Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, председателя Ставропольского краевого суда, постановлениями Президиума Ставропольского краевого суда, распоряжениями начальника Управления Судебного департамента в Ставропольском крае, инструкциями по судебному делопроизводству, по ведению судебной статистики, иными нормативными документами, приказами председателя суда, а также настоящим Положением.

1.3.        Отдел призван повышать эффективность организационного обеспечения деятельности суда, способствовать укреплению его самостоятельности,  независимости судей и не вправе вмешиваться в осуществление правосудия.

1.4.        Положение об отделе утверждается председателем суда.

1.5.        Обязанности, права и ответственность работников общего отдела - федеральных государственных гражданских служащих, определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда в  соответствии с положения типовых должностных регламентов, утверждаемых Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации, а должностные инструкции иных работников аппарата суда разрабатываются и утверждаются с учетом положений и требований трудового законодательства.

 

2.    Задачи отдела

 

2.1.          Организация и обеспечение установленной единой системы и порядка ведения делопроизводства, учета и ведения документооборота Левокумского районного суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, а также для осуществления мероприятий по материально-техническому, кадровому, информационному обеспечению деятельности районного суда.

2.2.        Обеспечение соблюдения единых требований к оформлению процессуальных и иных документов.

2.3.        Организация оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структуре суда.

2.4.        Осуществление организационного и технического обеспечения судопроизводства по уголовным делам, по гражданским, административным делам и иным материалам, в том числе по подготовке и проведению судебных заседаний.

2.5.        Организация контроля за своевременностью и полнотой исполнения поручений председателя суда, председателя Ставропольского краевого суда, начальника Управления Судебного департамента в Ставропольском крае, других учреждений в пределах своих полномочий.

 

3.    Функции отдела

 

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет:

3.1.        обеспечение организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в районном суде на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов;

3.2.        прием, обработку, вскрытие, проверку наличия и целостности вложений (приложений), регистрацию, распределение, передачу по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

3.3.        регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС «Правосудие»), электронных системах регистрации и базах данных документов;

3.4.        учет, регистрацию, передачу по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

3.5.        подготовку, учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, проверку наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передачу корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

3.6.        оформление копий судебных документов, выдачу копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

3.7.        обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

3.8.        организацию приема граждан;

3.9.        учет приказов и распоряжений по основной деятельности председателя суда;

3.10.    формирование и составление номенклатуры дел;

3.11.    хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности Отдела;

3.12.    выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

3.13.    организацию и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовку соответствующих сводных описей и актов;

3.14.    методическое руководство, координацию деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда; осуществление взаимодействия с иными структурными подразделениями суда, государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела; 

3.15.    организацию работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел уголовными, гражданскими, административными делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами, прием телефонограмм;

3.16.    организацию и ведение      делопроизводства          по уголовными, гражданским, административным делам;

3.17.    информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, уголовных, гражданских, административных дел и иных материалов;

3.18.    осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, уголовных, гражданских, административных дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам;

3.19.    проверка и доклад о явке участвующих в уголовном,  гражданском, административном деле лиц;

3.20.    обеспечение ведения и оформления протокола, аудиозаписи судебного заседания;

3.21.    контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов; ознакомление участников уголовного, гражданского, административного судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами гражданского, административного дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления гражданскими, административными делами и иными документами;

3.22.    оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству;

3.23.    оформление рассмотренных гражданских, административных дел и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

3.24.    подготовку, оформление и передачу в архив законченных производством уголовных, гражданских, административных дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

3.25.    обеспечение обращения к исполнению приговоров и судебных решений, в том числе подготовку, регистрацию и учет исполнительных листов, выписок, копий судебных документов, их передачу или направление по назначению;

3.26.    ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем соответствующего суда;

3.27.    обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

3.28.    подготовку и передачу для отправки исходящей корреспонденции отдела;

3.29.    постоянное совершенствование способов обеспечения судопроизводства, использование современных технологий при осуществлении отделом своей деятельности;

3.30.    ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работу с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем соответствующего суда положением о приемной суда;

3.31.    осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

3.32.    выполнение иных функций, возложенных на Отдел, в том числе формирование статистической отчетности суда;

3.33.    сопровождение и оформление кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда, в частности, подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, учет движения трудовых книжек и ведение личных дел сотрудников аппарата суда;

3.34.    участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное     и правильное определение    результатов инвентаризации;

3.35.    организация доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда;

3.36.    выполнение иных функций, возложенных на отдел

 

4.    Руководство отдела

 

4.1.        Общий отдел в суде возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности председателем суда.

4.2.        Начальник отдела в соответствии со своими полномочиями:

4.2.1.  Осуществляет руководство деятельностью отдела и распределяет обязанности между работниками отдела.

4.2.2.  Осуществляет контроль за исполнением ими служебных обязанностей.

4.2.3.  Планирует работу отдела.

4.2.4.  Составляет сводную номенклатуру дел, нарядов суда.

4.2.5.  Отчитывается перед председателем суда о деятельности отдела.

4.2.6.  В установленном порядке ходатайствует перед председателем суда о применении к работникам отдела различных видов поощрений и наложений дисциплинарных взысканий.

4.2.7.  Разрабатывает и вносит предложения по совершенствованию деятельности отдела.

4.2.8.  Разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проект положения об отделе и должностные регламенты работников отдела.

4.2.9.  Осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

 

5.    Права отдела

 

5.1.        В установленном порядке запрашивать и получать информацию, необходимую для реализации задач и функций, возложенных на отдел.

5.2.        Получать доступ к информации, касающейся функциональной деятельности отдела.

 

6.    Ответственность отдела

 

6.1.        Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

6.2.        Степень ответственности сотрудников отдела устанавливается должностными регламентами.

6.3.        За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о труде и государственной службе.

 

7.    Заключительные положения

 

7.1.        В настоящее Положение могут быть внесены в установленном порядке изменения и дополнения, не противоречащие задачам и функциям отдела.